淺究人事檔案信息化建設中的安全保密措施

　　人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

　　摘要：檔案信息的安全保密問題顯的特別突出�？赏ㄟ^增強檔案安全保密意識、建立健全安全保密規章制度、加強信息系統建設、應用信息安全技術和加強對檔案人員的管理等舉措來加強檔案信息保密。

　　關鍵詞：人事檔案;建設;安全保密;信息化

　　一、人事檔案信息化建設現狀及存在的安全保密問題

　　(1)安全保密意識薄弱。目前，一些單位認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項輔助性工作，在思想上還沒有引起足夠的重視，安全意識往往不夠。在進行檔案信息化建設時，對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀等問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失，導致檔案信息的泄密。

　　(2)管理不夠規范，規章制度不健全。人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于認識上淡薄， 在管理上相對滯后， 放松對人事檔案工作的管理，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄。這些問題使原始紙質檔案與數字檔案的銜接困難重重，嚴重阻礙信息化建設，直接威脅著人事檔案的安全。

　　(3)人事檔案數據庫系統存在安全隱患。信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。一是檔案工作人員的粗心而造成的貽誤，或是在微機管理的過程中由于技術原因，檔案信息在傳遞、加工、利用時造成的檔案缺損失真。二是網絡安全的問題。隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題日益突出。當前電腦病毒的橫行，黑客的肆意攻擊，再加上軟件自身的缺陷、電磁泄漏、剩磁效應等，使得檔案信息安全和保密受到嚴重威脅。

　　(4)人事檔案管理隊伍建設落后。目前，大部分高校人事檔案管理人員以兼職為主，接受檔案管理專業知識培訓的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，基本技能的掌握也差。高校人事檔案管理隊伍，十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才，這樣直接影響數字化、網絡化，接收、傳遞、存儲、利用一體化等新技術、新方法在人事檔案管理中的應用，嚴重影響著人事檔案信息化建設中的安全保密問題。

　　二、人事檔案信息化建設的解決措施

　　(1)強化安全與保密意識。首先，重視檔案管理工作人員養成保密意識并養成保密的習慣。進一步加強對保密法規的學習，除了對《中華人民共和國保守秘密法》及《實施辦法》等有關法規學習掌握外，還要對有關行業保密法規熟悉了解，以指導規范工作。其次，根據保密人員的實際情況進行針對性的教育。應當突出保密工作的領導責任，可以通過講座、組織學習等形式來進行;涉密人員，應講清保密制度和法律責任，突出保密法規，保密人員的政治紀律、行為準則和工作習慣;新增檔案保密人員及時進行保密知識技能培訓，掌握保密技能，增強保密法制觀念。只有切切實實地增強保密意識，提高大家對保密工作重要性的認識，才能保證檔案保密工作取得成效。

　　(2)加強管理與完善各項規章制度雙管齊下。依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段，高校黨委、人事及組織部門領導，要根據學校自身發展對人事檔案工作的需求來制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案工作有章可循。1.加強內部管理體制的建設。在信息化建設初期，檔案信息的安全與保密關鍵是管理問題。有保密要求的檔案信息及信息網絡的安全是動態的、發展的，需要有完善的管理來適應。目前，信息的安全涉及網絡的安全、技術的安全、管理的安全、內容的安全、人的`行為的安全等方面，顯示多層次、網絡化，因此，管理也顯得多層次、網絡化。首先，要成立檔案信息化建設協調領導小組，實行領導負責制，進行宏觀調控，負責協調各個管理層次的工作。其次，成立各專門技術小組，具體負責檔案信息內容的安全、技術安全和網絡安全等。制定崗位制度，明確崗位職責，切實把好檔案信息內容的安全關，確保人事檔案信息的安全。2.完善各項規章制度。首先，為確保系統安全運行，將各項管理規章制度固化在應用程序之中，將主觀因素影響制度落實的可能性減少到最低限度。其次，建立較全面的安全檢查機制。用戶進入系統進行各項操作，系統應用程序都能如實記錄，并有較方便的查詢功能。再次，建立檔案信息安全預警機制。根據檔案信息系統自身特點，建立檔案安全預警機制。通過增強識別威脅對象的技術，提高攻擊防御能力，改進防御系統，完善監控技術手段，定期對檔案信息系統管理情況進行監控;并根據實際情況制定應急保密安全措施，確保檔案信息系統的安全。

　　(3)應用信息安全技術，確保人事檔案數據庫的安全。在實際運用中，信息化檔案是很容易受到破壞和攻擊的，要實現人事檔案信息資源共享，應當采用更嚴格的身份鑒別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施，加強管理。1.加強身份鑒別控制。對檔案信息系統用戶實施有效的身份鑒別控制，確保檔案信息系統及后臺數據庫的登錄口令滿足復雜性要求，如采用大小寫英文字母、數字與特殊字符相結合。此外，還可對訪問用戶進行登錄失敗次數限制，防止非法用戶入侵。2.加強網絡訪問的權限管理。在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，做好權限管理。根據使用權限對通用數據庫的數據進行系統的分類加密，讓不同用戶、不同的數據和信息授予利用單位、利用部門、利用者具有不同的使用權限。3.加強審計跟蹤。根據人事檔案信息的安全性和保密性，檔案信息管理人員要加強對服務器日志的審查，做好對越權操作的審計和控制，以便及時發現問題，采取相應的措施。4.加強外部環境的維護和管理。電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，確保檔案資料的安全完整。

　　(4)加強隊伍建設，提高管理人員的專業素質和綜合素質。人事檔案信息進入“信息高速公路”，要實現人事檔案管理現代化，保證人事檔案信息的安全，隊伍建設刻不容緩，必須建立一支適應信息化時代的智力化人事檔案管理隊伍。首先，人事檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新;同時，還應該不斷更新觀念、勇于進取，將社會中的新變化和新形勢與高校人事檔案工作結合起來，向開放型的思想觀念轉變。其次，對在職人員進行各種形式的再教育，在具備從事檔案管理工作的基本知識和經驗的同時，還要擁有利用計算機、網絡進行信息采集、數據交換和軟件管理等技能。第三，引進多方面的專業人才，建立復合型多層次的專業技術隊伍，以保證人事檔案信息的安全，適應信息化時代的挑戰�？傊�，檔案部門應該培養一支高素質技術隊伍，這支隊伍必須具備計算機、檔案、保密多種技能，熟練計算機、網絡、安全防范等技術，熟悉檔案工作業務，有良好的職業道德和較高的政治覺悟，了解一定的保密工作業務，嚴守國家秘密，對國家檔案財富的安全保管具有高度的責任感，能夠參與信息化建設的全過程。

　　參考文獻：

　　[1]安爾華.檔案信息化保密安全問題應對措施初探[M].中國檔案，2010.6.

　　[2]郭淑月.檔案保密工作面臨的挑戰與對策[J]. 山東檔案，2011(3).

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