- 相關(guān)推薦
如何寫好商務(wù)英語電子郵件
電子郵件是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。以下是小編收集整理的如何寫好商務(wù)英語電子郵件，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
資料1：
The Internet has changed a lot of things within the business world, including business correspondence. here once traditional, formal business letters were normal, quick business e-mails now rule the day. The ease and informality of the Internet often makes it seem we can write business e-mails poorly and get away with it; yet, it’s actually the contrary. Because e-mail is so accessible, people receive that much more of it and disregard anything less than perfect. Your business e-mails must stand out from the junk. The following tips will help you to create concise, engaging business e-mails for any purpose.
網(wǎng)絡(luò)改變了商務(wù)世界的很多方面，商務(wù)信函便是其中之一。曾經(jīng)，傳統(tǒng)且正式的商務(wù)信件很常見，而今，快捷的商務(wù)電郵成為主流。網(wǎng)絡(luò)的便捷性和隨意性常常讓我們覺得，似乎商務(wù)電郵寫得糟糕沒什么大不了的。然而，事實(shí)恰好相反。因?yàn)閷懸环怆娮余]件太輕而易舉了，所以人們收到那么多之后，便只處理那些寫得好的——你的商務(wù)電郵必須從電郵堆中脫穎而出才行。以下要點(diǎn)能幫助你寫出適用于任何目的的簡(jiǎn)潔、搶眼的商務(wù)電郵。
STYLE
The human eye reacts differently to a computer screen than a piece of paper, so how you format your e-mail is vital. Use short, succinct sentences that get to the point immediately; remember, your goal here is to dispense important information, so give that to the reader right up front. Always include a greeting and a signature, and use as many line and paragraph breaks as possible; this makes the e-mail easier to read. And resist the urge to write a book. Business e-mails are better off short; the equivalent of a page or so is sufficient.
風(fēng)格
人眼對(duì)電腦屏幕和紙張的反應(yīng)不同，所以如何安排電郵的格式非常重要。使用短小簡(jiǎn)潔的句子直奔主題；記住，寫電郵的目的是為了傳達(dá)重要信息，所以要讓讀郵件的人首先看到要點(diǎn)。不管什么情況都要包含問候語和署名，并且盡量多折行多分段——這能使郵件更易讀。還有，要抑制長(zhǎng)篇大論的沖動(dòng)：商務(wù)電郵最好簡(jiǎn)短；相當(dāng)于一頁紙左右的量就足夠了。
TONE
For better or worse, the Internet breeds a nasty habit of informality. It’s okay to be slightly informal with your e-mail (people tend to expect it lately), but don’t write as if you’re talking to your mother or best friend. You need to strike a balance between traditional formality and e-mail informality. Think about your recipient and how they’d most likely write an e-mail. What words would they use? Would slang or jargon offend your readers? Use these considerations to create a concise, customized e-mail.
語氣
暫不論其好壞，網(wǎng)絡(luò)滋生了“非正式”交流的惡習(xí)。電郵稍微非正式一點(diǎn)沒有關(guān)系（人們最近開始接受了），但是不要寫得好像是在跟媽媽或最好的朋友談話一樣。你需要在傳統(tǒng)意義上的正式和電郵的非正式中找到平衡。想想收件人的風(fēng)格，以及他們最可能怎樣寫電郵。他們會(huì)使用什么詞匯？俚語或行話會(huì)不會(huì)冒犯到讀郵件的人？將這些因素考慮在內(nèi)，才能寫出一封有針對(duì)性的簡(jiǎn)潔郵件。
GRAMMAR
Informality, whatever its root, does not excuse grammatical errors, and these can damage your e-mail. Grammatical errors show that you didn’t put much time into your business e-mail and you probably don’t care much about your message. Go through your e-mail carefully to make sure you have spelled correctly, and you have fixed all grammar and punctuation mistakes. Remove all redundancies and get rid of any clichés. Recipients, especially professional business people, will appreciate your attention to details and they will respond better to your message when no errors exist in your e-mail.
語法
不管“非正式”如何發(fā)展而來，這都不意味著允許犯語法錯(cuò)誤—這些錯(cuò)誤會(huì)毀了你的電郵。語法錯(cuò)誤說明你沒有在商務(wù)電郵上下多少功夫，而且你很可能不太在乎你所傳達(dá)的信息。仔細(xì)通讀電郵，以確定拼寫正確，并且修訂了所有的語法和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。刪除所有的多余信息和陳詞濫調(diào)。收件人—尤其是那些職業(yè)商人—會(huì)很欣賞你注重細(xì)節(jié)，而且，如果你發(fā)給他們的電郵里沒有錯(cuò)誤的話，他們會(huì)態(tài)度更好地回復(fù)你的消息。
RESPONSE
Since e-mail is an immediate medium, and a highly accessible one at that, it’s far easier than in paper letters to request a response – and far more likely that you’ll get one! Before signing off with your signature, be clear about what you want the recipient to do. Need a response via phone or with certain information attached? Say so! Your recipient will have a difficult time responding if they have no idea what you want from them. But remember: be polite when requesting action. There’s little worse than an overly forward or pushy ending.
回復(fù)
電郵是即時(shí)媒體， 也因此是一個(gè)高度普及的媒體。和紙質(zhì)郵件相比，通過電郵要求對(duì)方回復(fù)更便捷—而且，你更有可能收到回復(fù)！在落款之前，一定要清楚你期望收件人做什么。需要電話回復(fù)還是附上特定的信息？ 說出來！ 如果收件人不知道你想要什么，他們答復(fù)你的時(shí)候就會(huì)很費(fèi)神。但要記住：要求回復(fù)時(shí)一定要客氣。幾乎沒有什么比在郵件結(jié)束時(shí)過度催促或強(qiáng)求更糟糕了。
資料2：
關(guān)于主題
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。
5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。
關(guān)于稱呼與問候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”;結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2.注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6.合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。
8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
BusinessEmail不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-：)
以上是發(fā)電子郵件的技巧以及注意事項(xiàng)的介紹，希望可以幫助到大家!
【如何寫好商務(wù)英語電子郵件】相關(guān)文章：
商務(wù)英語電子郵件過多口語07-31
有關(guān)商務(wù)英語如何翻譯08-09
如何報(bào)考劍橋商務(wù)英語08-08
如何寫好面試評(píng)語07-28
如何寫好評(píng)語12-27
如何寫好英文郵件11-30
如何提高商務(wù)英語寫作07-12
如何用電子郵件詢問面試結(jié)果？09-26