地勘單位會議管理中存在的問題及改進措施論文
摘要：高質、高效的會議管理在企業內部各領域發揮著不可替代的積極作用。地勘單位受工作特殊性影響，會議管理亟需改進。本文主要通過克服客觀條件限制，加強與會人員的溝通力度，抓好會后落實等三方面措施來完善地勘單位的會議管理。
關鍵詞：地勘單位 會議管理 問題 改進措施
會議是指與會者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達成共識，從而達到統一思想、統一行動的目的。會議管理是為了保證會議正常運行，而對會議的籌備、組織、保障等工作實施有效協調的一種管理活動。
一、地勘單位會議管理的重要性
高質、高效的會議管理能夠在公司傳達精神、生產運營、作業指導、學術交流、意見征集等領域中發揮不可替代的積極作用，對于促進地勘單位的各項工作的順利開展意義重大。
二、地勘單位會議管理存在的問題
目前，地勘單位在會議管理方面出現三大主要問題：一是，因大部分員工長期在野外異地工作，或報告評審日期不定，臨時性會議安排較多等客觀條件限制的問題；二是，技術人員與行政管理人員之間工作內容理解程度不夠，會上討論不充分等溝通不足的問題；三是，會后未形成會議紀要，會上形成的決策或決議落實不到位的問題。這三大主要問題，給地勘單位在會議管理方面帶來了會議組織不易，會議進行不順暢，會議效果不佳等影響，影響企業會議效率，影響企業整體的工作開展。
三、地勘單位會議管理改進措施
1.克服客觀條件限制
（1）明確會議目的。企業進行會議，絕大部分是為了三件事：一是宣布事情；二是討論議案；三是獲取與會者的建議與意見。在此基礎上，地勘單位的重要會議還包括精神傳達會、經營任務分解會、報告評審會等。在會前，要根據會議的不同目的，明確會議主旨與議題。
（2）選擇會議形式。根據會議目的靈活選擇適合的會議形式。例如：宣布事項，傳達精神，野外工作人員請求作業指導，行業內進行學術交流等可采用視頻會議。運用高科技和現代信息技術進行高效會議管理是提高企業工作效率的一個非常有效的方法。討論類、征集意見類、經營任務分解會、報告評審會等需要參會人員現場討論的會議，可采用傳統會議形式。
（3）多頭同時開展會議工作。臨時性會議，會議準備時間倉促，不能按照標準會議流程來準備。臨時性會議的會務準備工作及會議流程，應多頭同時開展，靈活應對。對會中的突發情況，要在不影響會議繼續開展的前提下，能夠自行處理的迅速、冷靜的處理；需要暫時休會或需要通過請示或協助后處理的，要及時匯報上級領導。特別是，對于因野外工作特殊性導致關鍵人無法及時參會的情況，及時請示是否繼續召開會議。
2.加強與會者的溝通力度
（1）確定參會人員。對于需要野外工作人員參會的`情況，需要根據工程進展情況，野外工作地點交通情況及路程所需時間，確保在不影響工程進度的情況下，提前商議安排會議關鍵人員參會。
（2）提前發放會議資料。將會議須知事項以及會議資料等，至少提前2日前發放于參會人員，保證參會人員在會前能夠進行充分的思考與討論，確保會議有效進行。會議資料包含技術資料時，負責組織會議的行政部門要與技術部門反復溝通，確保技術資料準確無誤。
（3）充分進行會議討論。會議的最大優點就在于集思廣益，而這依賴于與會者的積極參與。會議是進行討論的地方，與會者要克服“傷和氣、破壞團結、不出頭”等不對的傳統思維，要針對會議議題，簡潔清晰的表達觀點，提出有效建議，對不同的意見提出反對的理由，進行探討分析；涉及需要技術部門與行政部門配合完成的工作時，更要進行充分討論，深層次的溝通，保證與會人員在理解及日后工上不形成偏差，達成真正可行、統一認可的思想認識。
3.會后落實
在會議結束后2日內，將會上形成的統一決議或決策等重要會議內容，簡潔精煉的概括，分層次歸納出來，采用固定格式形成會議紀要，并印發于所有與會者，對于會后要立即返回野外工作的與會人員要及時發送會議紀要電子版，提醒與會者按照會上形成的決議或決策執行工作；便于相關部門監督會議決議或決策等的落實情況。此外相關人員要及時跟蹤會議執行情況，并對最終落實情況及時反饋。
四、結論
高質、高效的會議管理在企業內部各領域發揮著不可替代的積極作用。受地勘單位工作特殊性影響，要提高會議效率，提升企業效率，會議管理亟需改進。總的來說，地勘單位應結合單位工作實際，主要通過明確會議目的、選擇會議形式、多頭同時開展會議工作等來克服客觀條件限制；通過確定參會人員、提前發放參會資料、充分會上溝通來加強與會人員的溝通力度；通過規范會議紀要、跟蹤及反饋會議落實情況等抓好會后落實等三方面措施，本著實事求是，注重效率的理念，積極完善會議管理方法，全面提升單位會議效率，推動單位各項工作順利開展。
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