如何管理外貿公司
如何很好的管理外貿公司呢？趕緊看看吧，以下是CN人才小編搜集并整理的有關內容，希望對大家有所幫助！
（一）組成人員
老板——追過程，求結果
望遠鏡——追求結果的同時，注重培育良好業務員良好的操作習慣；
外貿助理——做輔助、盯過程、勤匯報
平面鏡——協助業務員做好后勤工作，及時向老板匯報操作進展；
外貿業務員——強有力地正確執行
顯微鏡——把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！
阿里客戶專員：幫助監督過程、協調各部門、引導、激勵；
共同的關鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經濟收入）！
（二）崗位職責與操作規范
——業務員
1.準備報價單：
A 報價單采用文本形式，其優點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。
B 報價單的確定需有生產部門和銷售部門的協助，大家經過詳細分析，最后確定。爭取同一產品能有針對不同地區或特點客戶的多種報價，如一般來講中東和東南亞地區的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力，而美國的客戶對產品的附加值和服務比較關心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明。
2.準備電子樣本、圖片：由于您公司的產品目錄上的產品圖片攝影已非常專業，因此我們將對其進行掃描處理，當然如有需要我們還可進行拍攝。您公司需對每份產品進行詳細表述，產品描述應該包括產品名稱、規格、型號、最小定單量、關鍵人、價格、國際認證和技術參數等信息。
3.準備實物樣本：需由設計和生產部門配合，每件產品要提供高質量的樣品，便于寄樣。
4.接收客戶詢盤：具體操作人員每天至少三次收發email (早中晚各一次)，出差時請指定有關人員代為接收和處理查詢。
5.詢盤回復：
a.確保回復每一個查詢，不要覺得希望不大就忽略查詢，重要的是和潛在的買家建立良好的溝通，而不是立即有訂單。
b.及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內完成，盡量爭取在兩小時內完成，同時要確保報價準確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發出。
c.回復時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強調優勢所在,完整填寫公司名稱、創辦年份、總資產、年銷售額、獎項、聯系人、電話和傳真等，讓買家感覺我們是一家很正規的公司。
6.詢盤整理：由第三方提供專業的客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發出查詢后, 第一步：接收和評級, 將所有詢盤按A、B、C、D級進行分組保存，第二步：建立買家數據庫：
定期向買家發送市場資訊，行業動態，公司新聞；
隔些日子，向買家發送最新的產品或最熱門的產品，并通知買家到網站上去看；
新產品開發：尋求買家對新產品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產品；
出差拜訪客戶；利用買家數據庫找出目的地的客戶，并查看每次聯系的記錄，與買家約時間溝通；
參加商展；利用買家數據庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；
利用買家數據庫寄送最新的樣本，樣品和節日問候及正常性商務問候；
利用買家數據庫進行統計工作；了解客戶源實力，地域，性質和最受歡迎的產品。
注：
A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。
B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。
C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。
D級：意向不明確，但也有可能成交。
如果需要，每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業營銷負責人。
7.客戶跟進：按ABCD級進行。
A級：每周2次；
B級：每周一次；
C級：每半月一次；
D級：每月一次；
1) 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認識的客戶）放入CRM客戶管理系統中，而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。
2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統中查找他以前有沒有和您聯系過，問過產品，如果以前有過聯系，當時的進展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進行更有效的后續跟進；如果該客戶以前沒有聯系過，則將他的資料錄入到系統中。
3) 系統地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯系一次，如果有參展、新產品發布或促銷活動，通知客戶，有可能的`話盡量邀請客戶去會展現場面談。
4) 經常利用客戶管理系統來發直郵給所有問過產品的買家。
5) 常發新產品附件給買家。
6) 從節省成本角度出發，合理利用電話、傳真、郵件。
TEL電話：針對A級客戶了解詳細的情況；
FAX傳真：傳真查詢用傳真回復（12小時以內）；
POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設計一個反查詢表格隨信件一起發過去。
8. 客戶要求寄樣品：
a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。
b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，如果客戶對產品確有誠意，他會主動提出到付，這樣的客戶希望很大，關鍵就取決于樣品質量了。如果樣品量大，可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號。
——外貿助理
1. 建立產品樣品圖片庫并編號登記供業務員人員更新產品信息，防止圖片引用沖突。
2. 為業務員開通并分配外貿管理軟件子帳戶，新人員上崗要及時開通軟件帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結，轉移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業務員，提醒業務員做好客戶跟進、解釋工作。
3. 新人員上崗培訓，培訓內容為外貿軟件日常操作。產品信息發布和更新，引導外貿人員使用公司統一外貿報價模板。將新同事介紹給其他外貿同事和其他部門同事。做好配合。
4. 協助外貿人員制作公司統一對外宣傳電子模板、電子報價單、產品目錄，做好備份和更新工作。
5.組織學習和培訓，接待阿里巴巴服務人員，組織外貿人員座談，將操作問題及時反饋出來，并做好記錄。當收到阿里巴巴外貿業務培訓和管理培訓時，及時將培訓內容通知外貿業務員，無特殊情況一律參加培訓。管理培訓信息報告老板。
6.監督與匯報：通過外貿軟件監督外貿業務員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關數據匯報老板，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（見附件）；
7.營造良好的工作和學習氛圍，要與每個業務員保持相對獨立關系，不搞小團體，向老板負責。
——老板
關注結果的同時，更加關注過程。
1.每周（原則上是每周三和周六下午）抽時間聽取外貿助理匯報外貿人員操作情況，包括新客戶開發、重點客戶跟進、外貿人員操作中遇到的困難，及時做批復。
2.定策略，包括報價策略，產品規劃和開發，為外貿人員提供好的外貿配套條件，創造良好的溝通氛圍。
3.組織人員對業務和產品不熟悉的業務員進行產品培訓、工廠實習。
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