檔案規章制度

時間：2024-07-27 07:22:21 規章制度我要投稿

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檔案規章制度15篇【優】

　　在當下社會，制度對人們來說越來越重要，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家收集的檔案規章制度，歡迎閱讀與收藏。

檔案規章制度15篇【優】

檔案規章制度1

　　一、各撤銷、合并單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。

　　二、各撤銷、合并單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人保存，不得隨意銷毀、處理，如工作需要，可按規定辦理借閱手續。

　　對尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關機繼續辦理，并作為辦理機關的文件歸檔、保存。

　　三、各撤銷、合并單位的`檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。

　　撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；

　　兩個或幾個單位合并為一個單位的，合并前各單位的檔案材料應移交給合并后的單位；

　　一個單位的工作分別并入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；

　　凡撤銷、合并單位的基建檔案和設備檔案，則應隨同建筑物和設備，一起移交給使用單位。

　　四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的柜架一般也應隨檔案、資料一起移交。

　　交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。

　　五、除歸檔、移交外需要銷毀的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批準后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

　　六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

　　交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等。

檔案規章制度2

　　1、文件材料的歸檔范圍和保管期限應執行《文書檔案保管期限表》。凡上級部門有關學校的文件、資料、照片、聲像等均屬學校文書立卷范圍。任何部門和個人不得以任何理由占為己有。

　　2、凡本校各部門的文件每月歸檔一次，每學期清理一次，分別歸入平時分類櫥內。分類櫥內列出若干條目，上級條目按發文單位，本極條目按內容專題。

　　3、歸檔的文件必須成套、系統、齊全、完整，能準確反映本部門活動的起初情況和歷史過程。歸檔時必須與收文簿核對，記好歸卷號，對號入座，便于平時利用和年終立案。

　　4、文書檔案每年八月底前為上年度文件立卷時間，八月底為結束時間。凡涉及到教學文件的.按學年度歸檔，會計檔案在當年整理立卷后，由財會部門保存一年再向綜合檔案室移交。

　　5、立卷歸檔范圍：上級機關下發的決定、指示、通知、通報和計劃、總結、批轉的文件材料；本單位制定的計劃、規劃、總結、報告黨政會議記錄等材料；本單位黨、政、工、少先隊的計劃、總結等總要材料；本單位的組織機構，人員編制、人事記錄、獎懲、黨團職工注冊報表等；本單位職工錄用、轉正、定級、調資、離退休、撫恤死亡等材料；財會、科技檔案。

檔案規章制度3

　　一、非本室工作人員，不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經批準同意，由本室人員陪同方可進入。

　　二、庫房內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西。

　　三、做好庫房內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛生整潔、安全。

　　四、案卷查閱完畢要及時歸還原處，出借案卷要經過批準，并辦理好借閱登記手續。

　　五、對檔案室所藏檔案要進行經常性檢查，發現問題及時采取有效措施。

　　六、檔案室鑰匙做到專人負責保管不準隨意給他人使用，若發現遺失應予全部調換。

檔案規章制度4

　　第一章擬建立的規章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。

　　根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。

　　注:《鳳凰城業主臨時公約》建議稿附后。

　　二、擬建立的內部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。

　　詳細內容此處略。

　　三、擬建立的質量手冊及程序文件包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。

　　詳細內容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。

　　詳細內容此處略。

　　五、擬建立的質量記錄文件因數量達幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業檔案建立的內容檔案建立的內容包括:業主入伙資料;

　　客戶家庭資料;

　　客戶聯系電話:包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;

　　客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;

　　客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;

　　客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。

　　二、物業檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。

　　資料收集堅持內容豐富的原則。

　　在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權籍資料管理從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。

　　管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

　　3、客戶檔案的整理各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔鳳凰城小區管理處的.業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。

　　物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。

　　客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

檔案規章制度5

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的`收集、

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時

　　第七條舊管

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

檔案規章制度6

　　一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本機關各種門類和載體的'檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。

　　二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。

　　三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。

　　四、檔案的銷毀、保密、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業務部門備案，同意后方可銷毀。

　　五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。

　　六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。

檔案規章制度7

　　1.目的

　　為了加強集團財務會計檔案的科學管理，統一會計檔案工作制度，更好地為集團經濟業務核算服務，以保證財務核算資料的安全完整，特制定本辦法。

　　2.應用范圍

　　本制度適用于集團各職能部門及各子公司。

　　3.職責

　　3.1集團財務部負責集團總部及集團所屬各子公司財務核算檔案的使用與保管工作，必須保證財務檔案的安全完整。

　　3.2因保管需要，財務部需定期將財務檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財務檔案的安全，并隨時保證財務部門的查詢語調檔。

　　4.具體規定

　　4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業資料，它是記錄和反映經濟核算業務的重要史料和依據。集團財務部負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理工作。

　　4.2集團財務部各子公司財務會計人員對本公司的財務核算資料，必須按照會計歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的'會計檔案應存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案，全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管，并辦理規定的交接手續。

　　4.3檔案部門對接收保管的會計檔案，必須認真負責保管，原則上應當保持原卷冊的裝訂，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4.4會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經上級主管批準，但不得拆散原卷冊，由財務部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當日歸還，次日再借。

　　4.5各種會計檔案的保管期限，根據起特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。

　　4.6會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案部門提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，并報集團董事會同意后方可實施銷毀。

　　4.7監銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團董事會報告。

　　4.8會計檔案保管期限規定如下：

　　4.8.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年；其中涉及外事的會計憑證永久保存。

　　4.8.2銀行存款余額調節表保管期限3年。

　　4.8.3會計賬簿：日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年；其中固定資產報廢清理后保存5年，涉及外事的會計帳簿永久保存。

　　4.8.4會計報表：月、季度財務報表，包括文字分析保存期5年，年度會計報表(決算)永久保存。

　　4.8.5會計移交清冊保管期15年；會計檔案清冊保管期25年。

檔案規章制度8

　　一、檔案資料

　　招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

　　二、歸檔及備案時間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

　　監管機構資料備案時間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的`項目。

　　檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

　　盒內目錄

　　備案資料

　　招標文件

　　投標文件正本

　　中標通知書

　　資料移交登記表

　　客戶反饋意見表

　　其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

　　公開招標采購歸檔盒內目錄：

　　邀請招標采購歸檔盒內目錄：

檔案規章制度9

　　一、檔案的建立

　　（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的.依據。

　　（二）全面系統地建立健全學校“兩基”檔案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　（一）凡是具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進盒入檔。

　　（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否保存。

　　（四）校長室、教務處、少先大隊、總務處等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　三、檔案查閱

　　（一）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

　　（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　四、檔案安全保密

　　（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。

　　（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案規章制度10

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　2.管理職責

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

　　2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

　　2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

　　2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

　　3.歸檔資料的范圍、內容

　　3.1計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

　　3.3法規性文件

　　包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　3.5總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的`工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

　　3.7匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

　　3.9調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書資料

　　包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

　　4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

　　4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

　　4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

　　4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

　　4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

　　5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

　　5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

　　5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

　　6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　7.超期檔案的銷毀

　　7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

　　7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

檔案規章制度11

　　(一)總則

　　第一條依照郵電部《郵電文書立卷歸檔方法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成各種有保存價值文件材料，都要按照本制度規定，分不立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件系統完整(公文上各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料收集治理

　　第四條堅持部門收集、治理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責治理本部門文件材料，并保持相對穩定。

　　人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條凡本公司繕印發出公文(含定稿和兩份打印正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發原件)一律由辦公室統一收集治理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開會議等公務活動相關人員核報差旅費時，必須將會議要緊文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　第七條各部門專(兼)職文書職責：

　　1.了解本部門工作業務，掌握本部門文件材料歸檔范圍，收集治理本部門文件材料。

　　2.認真執行平常歸檔制度，對本部門承辦文件材料及時收集歸卷，每年三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍〖HT〗

　　第八條重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條上級機關發來與本公司有關決定、決議、指示、命令、條例、規定、打算等文件材料。

　　第十條本公司對外正式發文與有關單位來往文書。

　　第十一條本公司請示與上級機關批復。

　　第十二條本公司反映要緊職能活動報告、總結。

　　第十三條本公司各種工作打算、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂合同、協議書等文件材料。

　　第壹拾陸條本公司干部任免文件材料以及關于職工獎勵、處分文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面文件材料。

　　第十八條本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動剪報、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平常歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平常歸卷制度。對處理完畢或批存文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

　　第二十條各部門應依照本部門業務范圍及當年工作任務，編制平常文件材料歸卷使用"案卷類目"。"案卷類目"條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平常保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

　　第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總要求是：遵循文件形成規律和特點，保持文件之間有機聯系，區不不同價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔文件材料種數、份數以及每份文件頁數均應齊全完整。

　　第二十六條在歸檔文件材料中，應將每份文件正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成同一文件，分不立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數一般文電假如與絕密文有緊密聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度規劃放在針對第一年立卷；跨年度總結放在針對最后一年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年，其它文件立卷按照有關規定執行。

檔案規章制度12

　　為切實加強我單位系統內人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：

　　一、檔案工作職責

　　1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；

　　2、收集鑒別和整理檔案材料；

　　3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；

　　4、登記干部職工職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供檔案、材料情況

　　一、目的

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

　　第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　56、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

　　7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。

　　8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

　　9、設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、QC部設備等。

　　10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。

　　11、供應商檔案

　　四、歸檔時間

　　1、各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。

　　2、設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。

　　3、員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

　　4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

　　5、供應商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續。

　　6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。

　　7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

　　8、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。五、歸檔份數

　　1、原件全部歸檔，并注明份數、出處。

　　2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。六、檔案要求

　　1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。 2、對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 3、文件必須通過系統整理后再歸檔。

　　4、文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

　　5、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　7、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　8、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,整。

　　七、歸檔手續

　　各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當然和檔案員共同簽字確認。

　　第三章檔案的收集與整理八、檔案的收集

　　1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進

　　9、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完行系統的、全面的整理。

　　3、收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

　　九、檔案的整理

　　1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

　　2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

　　第四章檔案建檔十、分類梳理

　　歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》

　　十一、檔案專用章

　　所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

　　十二、檔案編號章

　　檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。

　　十三、檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

　　十四、電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用

　　1、文件復印：由使用人填寫《檔案復印件登記簿》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

　　3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

　　4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經總經理批準后方可使用。

　　5、按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　十六、檔案歸還

　　1、檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

　　2、發生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的.罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　3、檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

　　十七、檔案保管與檢查

　　1、公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　2、每月底，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

　　3、檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。十八、檔案的銷毀

　　1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

　　2、檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。

　　3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

　　十九、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　二十、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　杭化新材料綜合管理部

　　20xx年10月

檔案規章制度13

　　第一條為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務，根據和的規定，制定本辦法。

　　第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位，按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

　　第三條各級人民財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　第六條各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

　　第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的.情形外，可以按照以下程序銷毀：

　　(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

　　第十四條單位分立后原單位存續的；其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　第十八條我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

　　第十九條預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

　　第二十條各省、自治區、直轄市人民政府部門、檔案管理部門，國務院各業務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法的規定，結合本地區。本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。

　　第二十一條本辦法由財政部負責解釋，自1999年1月1日起執行。1984年6月1日財政部、國家檔案局發布的自本辦法執行之日起廢止。

檔案規章制度14

　　職責

　　受理郵件業務查詢進出口驗單的處理,郵件的賠償,無著郵件的處理,以及檔案的保管與銷毀。

　　業務檔案員

　　接收轉運部門交來的業務檔案袋套，核對路、清單逐袋點驗，無誤簽收。

　　逐一開拆各單位寄送的檔案專袋，按照寄送單位的檔案清單逐一核對寄送的檔案是否齊全，是否按規定的時間、種類、數量及理訂規格送繳業務檔案。

　　對于寄送的業務檔案不合要求時，及時批注來單，并及時通知相關單位補齊。

　　對寄送單位的業務檔案，按照郵件種類和單式類別進行整理、裝訂、裝入檔案套，并填注種類、起訖號碼時間，按照檔案存放次序和時間要求，放入檔案保管柜架內。

　　對寄送的業務檔案整理核對無誤后，由檔案接收員在檔案送繳清單簽章。附份用掛號寄送檔案送交單位。

　　寄送的檔案處理完畢后，整理現場，查看袋內、臺面、桌面、地面有無遺留檔案，清退所裝檔案容器。

　　查驗員

　　簽收分揀部門轉來的查驗單袋套，經勾挑無誤后逐件開拆查驗袋套。

　　分別按照進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單逐件登入郵件進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單登記簿、分別加蓋查驗戳記編列查驗單接收專號。

　　進口驗單

　　確定差錯性質，登入通信質量登記表，并當班轉發責任單位落實。需要答復的驗單督促單位責任單位查明原因，結果在規定的時間內答復發驗局，每月、季將通信質量內容進行分類匯總按照xx局查驗考核辦法納入考核依據報經服部進行考核。

　　出口驗單

　　當班用郵政公事掛號寄往驗達局業務檔案室，對于違章情節嚴重的以及需立即判明責任等情況緊急的用電報、傳真辦理、需對方答復的及時催復，結案后與原驗并案歸檔。

　　進口查單

　　進口查單當班按照微機抄登和手工抄登節目分別查詢數據庫、業務檔案單式信息，所查信息在查單位處理情況欄，批注郵件投交收件人、收件單位簽收等具體節目，查單寄發單局。

　　對經轉需遞查的當日至遲在次日填注相關轉出節目將查單轉相關局續查。

　　相關業務檔案尚未送交檔案室的，當班內轉發相關單位進行查證處理。

　　對所查郵件有進口無出口，無投遞節目的應及時函告收寄局向寄件人辦理賠償，并通知責任單位從速歸墊賠償款。辦復的查單在進口查單登記簿上相關欄目批注處理情況、日期、并加蓋經辦人員名單。

　　出口查單

　　收到出口查單檢查各項目是否填寫清楚，并按年順序編號妥填接收號碼。查單號碼，并在查單底邊自左至右依次加蓋××局××號戳記。依據查詢的時間及封發關系查明節目后批注節目直發投遞局直查或依次發經轉局遞查。

　　出口查單發出15天未得到答復的'，根據出口查單登記簿記載及遞查回復情況依式填發“郵政業務查詢催查函”。一式三份向相關局催查副份抄相關至管省局的；一份留底，經催查仍未得到按時管復，查詢全程時限已滿的通知收寄局按規定向寄件人辦理賠償，并填發“歸墊郵件賠償款通知”一式三份通知責任局歸墊，副份抄送責任局主管省局，一份留底。

　　收到投遞局管復的查單，在出口查單，登記簿相關欄內批準管復情況并銷號。對所查郵件已查明妥投的將查單上聯“查詢郵政件回單”按掛號寄給查詢人，將查單下聯退給受理查詢的局所，在其出口查單登記簿相關欄內批注管復情況并銷號后，退回檔案與相關郵件查詢受理書一并存檔。

　　郵件賠償處理

　　收到相關局發來的郵件賠償和墊賠通知函后，按照《郵規》規定的時限，賠償校準及其處理要求辦理賠償和墊賠手續、填寫郵件賠償和墊賠收據一式三份發徑相關局，一份用戶，一份留底備查。

　　無著郵件處理

　　對各分支機構，生產部門單位寄送的各類無著郵件進行匯總整理，并嚴密保管，每季將平常郵件登記總數，結據郵件函件登列清單，并注明郵件種類，封成專袋子專套，在袋牌和套簽上注明省局無著郵件處寄往省局處理。

　　保管期滿的檔案銷毀處理

　　業務檔案保管期滿一年后，整理下檔案柜并集中存放，書面申請主管領導批準，審批后負責收購紙廠現場監督銷毀。并做好相關記錄并登記，記錄保管一年。

　　安全保密制度

　　郵政業務檔案室，實行封閉作業，禁止無關人員出入，消防設備保持完好，每日工作結束后，關閉門窗，切斷電源，檢查庫房，門鎖是否鎖好。

　　內部查閱調閱檔案經到管領導批準。處部查閱、調閱憑縣以上相關機關書面證明，并按規定程序和手續辦理。